Đối với những chủ shop kinh doanh online việc quản lý đơn hàng cực kỳ quan trọng. Nó sẽ quyết định đến 50% sự thành bại của đơn hàng đó. Chính vì thể để đảm bảo rằng doanh số luôn tăng trưởng và lợi nhuận luôn dương bạn hãy tránh ngay một số sai lầm khi quản lý đơn hàng online.
1. Những sai lầm trong quy trình quản lý đơn hàng online
Muốn biết cách quản lý đơn hàng hiệu quả, trước hết chúng ta cùng tìm hiểu những sai lầm phổ biến trong khâu vô cùng quan trọng này. Bạn hãy thử “tự kiểm điểm” lại xem mình có mắc phải những lỗi quản lý dưới đây không nhé!
Không nắm được chính xác số lượng hàng tồn kho: Nếu không kiểm soát được hàng tồn kho, bạn sẽ khó có thể giao hàng đúng hẹn. Nếu đã hẹn khách nhưng lại không có hàng giao có thể khiến khách hàng có ấn tượng xấu về dịch vụ của bạn. Việc này lặp lại nhiều lần sẽ làm giảm uy tín kinh doanh.
Không phân loại hàng hóa khoa học: Việc phân loại hàng hóa rất cần thiết nếu như bạn có một số lượng đơn đặt hàng lớn. Các đơn đặt hàng nên được phân chia thành các loại như: ship cod; chuyển phát nhanh; không thu phí; miễn phí ship…Việc phân loại hàng hóa khoa học sẽ tránh được tình trạng nhầm lẫn khi giao hàng.
Quản lý đơn hàng bằng cách thủ công dẫn đến nhầm lẫn; thiếu sót; thất thoát doanh thu.
Nhập trước – xuất sau hoặc nhập sau – xuất trước: Đây thực sự là một sự nhầm lẫn tai hại trong cách quản lý đơn hàng online. Điều này đặc biệt nghiêm trọng nếu bạn kinh doanh các mặt hàng thực phẩm; thực phẩm chức năng; thuốc men; hàng điện tử. Vì nếu được lưu trữ trong kho quá lâu ngày, chúng có thể bị giảm chất lượng; hết hạn sử dụng hoặc bị lỗi thời; trượt giá. Một nguyên tắc quản lý hàng hóa mà bạn luôn cần ghi nhớ là mặt hàng nào nhập trước thì cần được bán trước.
2. Cách quản lý đơn hàng online cực hiệu quả
2.1 Nhập dữ liệu đơn hàng 1 lần duy nhất
Bạn có nhiều cách khác nhau để kiểm soát số lượng hàng hóa và theo dõi đơn hàng. Những cách đơn giản nhất có thể là ghi chép bằng sổ sách hoặc lập bảng Excel. Nhưng dù áp dụng cách nào, có một nguyên tắc bạn cần nhớ là chỉ được nhập dữ liệu cho đơn hàng 1 lần duy nhất. Việc nhập dữ liệu nhiều lần có thể dẫn đến nhầm lẫn gửi nhiều đơn cho khách. Khi hàng hoàn bạn vừa mất công lại vừa mất phí chuyển đi chuyển lại.
2.2 Quản lý tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn cũng là khâu quan trọng trong cách quản lý đơn hàng online. Sau khi các đơn hàng được giao, bạn nên nắm rõ số lượng hàng hóa còn lại trong kho là bao nhiêu. Việc này giúp bạn nhập hàng kịp thời để việc buôn bán không bị gián đoạn. Quan trọng nhất là tránh được sự cố quảng cáo; giới thiệu sản phẩm nhưng khi khách đặt hàng lại không có để giao. Việc này khiến bạn vừa tốn thời gian; công sức tư vấn lại vừa mất uy tín.
2.3 Dùng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh là cách thông minh nhất để bạn tiết kiệm thời gian; công sức lại tăng tính chính xác trong việc quản lý đơn hàng. Nhiều chủ shop online gọi những phần mềm này là công cụ “bán hàng mọi nơi; quản lý 1 nơi”.
Tức là bạn có thể bán hàng trên nhiều kênh online khác nhau; nhập thông tin vào một lần duy nhất và phần mềm sẽ kết nối các kênh bán hàng của bạn. Dữ liệu về đơn hàng; tình trạng hàng tồn; quá trình vận chuyển đơn hàng; các chương trình ưu đãi đang được áp dụng; thời gian nhập – xuất hàng….đều được lưu trữ một cách đầy đủ; khoa học trên phần mềm này.
Phần mềm được đánh giá là cách quản lý đơn hàng online vì cung cấp một quy trình quản lý hoàn hảo. Người dùng sẽ không còn phải lo lắng đến tình trạng bỏ sót đơn hàng; lặp đơn; nhầm đơn; không nắm rõ tình trạng hàng tồn…
Đặc biệt, phần mềm được tích hợp cả tính năng gửi tự động comment, tự động inbox chăm sóc khách hàng, so sánh cước vận chuyển; lập báo cáo tổng quan của quá trình kinh doanh. Có phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, bạn có thể cắt giảm nhân viên kho mà vẫn tăng hiệu quả quản lý.
Biết cách hạn chế những sai lầm khi quản lý đơn hàng chính là một bí quyết giúp bạn kinh doanh thành công. Bạn đang quản lý đơn hàng của mình theo cách nào? Sau khi đọc xong bài viết này, bạn có định thay đổi cách quản lý của mình không? Chúc bạn sẽ lựa chọn được một cách làm phù hợp nhất với quy mô kinh doanh; để tiến dần đến chuyên nghiệp hóa và nâng cao lợi nhuận nhé!
Nguồn: Sưu tầm
1. Những sai lầm trong quy trình quản lý đơn hàng online
Muốn biết cách quản lý đơn hàng hiệu quả, trước hết chúng ta cùng tìm hiểu những sai lầm phổ biến trong khâu vô cùng quan trọng này. Bạn hãy thử “tự kiểm điểm” lại xem mình có mắc phải những lỗi quản lý dưới đây không nhé!
Không nắm được chính xác số lượng hàng tồn kho: Nếu không kiểm soát được hàng tồn kho, bạn sẽ khó có thể giao hàng đúng hẹn. Nếu đã hẹn khách nhưng lại không có hàng giao có thể khiến khách hàng có ấn tượng xấu về dịch vụ của bạn. Việc này lặp lại nhiều lần sẽ làm giảm uy tín kinh doanh.
Không phân loại hàng hóa khoa học: Việc phân loại hàng hóa rất cần thiết nếu như bạn có một số lượng đơn đặt hàng lớn. Các đơn đặt hàng nên được phân chia thành các loại như: ship cod; chuyển phát nhanh; không thu phí; miễn phí ship…Việc phân loại hàng hóa khoa học sẽ tránh được tình trạng nhầm lẫn khi giao hàng.
Quản lý đơn hàng bằng cách thủ công dẫn đến nhầm lẫn; thiếu sót; thất thoát doanh thu.
Nhập trước – xuất sau hoặc nhập sau – xuất trước: Đây thực sự là một sự nhầm lẫn tai hại trong cách quản lý đơn hàng online. Điều này đặc biệt nghiêm trọng nếu bạn kinh doanh các mặt hàng thực phẩm; thực phẩm chức năng; thuốc men; hàng điện tử. Vì nếu được lưu trữ trong kho quá lâu ngày, chúng có thể bị giảm chất lượng; hết hạn sử dụng hoặc bị lỗi thời; trượt giá. Một nguyên tắc quản lý hàng hóa mà bạn luôn cần ghi nhớ là mặt hàng nào nhập trước thì cần được bán trước.
2. Cách quản lý đơn hàng online cực hiệu quả
2.1 Nhập dữ liệu đơn hàng 1 lần duy nhất
Bạn có nhiều cách khác nhau để kiểm soát số lượng hàng hóa và theo dõi đơn hàng. Những cách đơn giản nhất có thể là ghi chép bằng sổ sách hoặc lập bảng Excel. Nhưng dù áp dụng cách nào, có một nguyên tắc bạn cần nhớ là chỉ được nhập dữ liệu cho đơn hàng 1 lần duy nhất. Việc nhập dữ liệu nhiều lần có thể dẫn đến nhầm lẫn gửi nhiều đơn cho khách. Khi hàng hoàn bạn vừa mất công lại vừa mất phí chuyển đi chuyển lại.
2.2 Quản lý tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn cũng là khâu quan trọng trong cách quản lý đơn hàng online. Sau khi các đơn hàng được giao, bạn nên nắm rõ số lượng hàng hóa còn lại trong kho là bao nhiêu. Việc này giúp bạn nhập hàng kịp thời để việc buôn bán không bị gián đoạn. Quan trọng nhất là tránh được sự cố quảng cáo; giới thiệu sản phẩm nhưng khi khách đặt hàng lại không có để giao. Việc này khiến bạn vừa tốn thời gian; công sức tư vấn lại vừa mất uy tín.
2.3 Dùng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh là cách thông minh nhất để bạn tiết kiệm thời gian; công sức lại tăng tính chính xác trong việc quản lý đơn hàng. Nhiều chủ shop online gọi những phần mềm này là công cụ “bán hàng mọi nơi; quản lý 1 nơi”.
Tức là bạn có thể bán hàng trên nhiều kênh online khác nhau; nhập thông tin vào một lần duy nhất và phần mềm sẽ kết nối các kênh bán hàng của bạn. Dữ liệu về đơn hàng; tình trạng hàng tồn; quá trình vận chuyển đơn hàng; các chương trình ưu đãi đang được áp dụng; thời gian nhập – xuất hàng….đều được lưu trữ một cách đầy đủ; khoa học trên phần mềm này.
Phần mềm được đánh giá là cách quản lý đơn hàng online vì cung cấp một quy trình quản lý hoàn hảo. Người dùng sẽ không còn phải lo lắng đến tình trạng bỏ sót đơn hàng; lặp đơn; nhầm đơn; không nắm rõ tình trạng hàng tồn…
Đặc biệt, phần mềm được tích hợp cả tính năng gửi tự động comment, tự động inbox chăm sóc khách hàng, so sánh cước vận chuyển; lập báo cáo tổng quan của quá trình kinh doanh. Có phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, bạn có thể cắt giảm nhân viên kho mà vẫn tăng hiệu quả quản lý.
Biết cách hạn chế những sai lầm khi quản lý đơn hàng chính là một bí quyết giúp bạn kinh doanh thành công. Bạn đang quản lý đơn hàng của mình theo cách nào? Sau khi đọc xong bài viết này, bạn có định thay đổi cách quản lý của mình không? Chúc bạn sẽ lựa chọn được một cách làm phù hợp nhất với quy mô kinh doanh; để tiến dần đến chuyên nghiệp hóa và nâng cao lợi nhuận nhé!
Nguồn: Sưu tầm