Thỉnh thoảng bạn lại nhận được 1 task khó nhằn từ trên trời rơi xuống. Đặc biệt khó từ chối nếu đó là yêu cầu của sếp. Tuy vậy, việc gì cũng có cách giải quyết, quan trọng là tìm ra cách phù hợp.
Dù làm ở đâu, cho ai, trong đời đi làm thế nào cũng có lúc bạn nhận được yêu cầu có vẻ vô lý, đặc biệt nếu bạn là phụ nữ, thì tỉ lệ gặp phải còn cao hơn. Một yêu cầu vô lý nghĩa là đòi hỏi quá lớn so với vai trò, năng lực và điều kiện thực hiện của bạn, thậm chí có vẻ phi thực tế. Nó cũng có thể vô lý như: đưa ra vào phút cuối hoặc dựa trên giả định có tính ảo tưởng. Chúng có thể đến từ khách hàng, đồng nghiệp, sếp, bạn bè hoặc người quen, thậm chí từ những người không quen biết từ bộ phận khác.
Có những yêu cầu khiến bạn muốn tung hê tất cả
Bất kể ai là người đưa ra yêu cầu, có một vài bước để bạn đảm bảo quyền tự quyết đối với kiểu yêu cầu như thế này.
1.Đánh giá mối quan hệ
Mối quan hệ với người đưa ra yêu cầu sẽ quyết định cách bạn nên phản hồi/ đáp ứng yêu cầu của họ. Sẽ có lý nhất nếu họ đã từng hỗ trợ bạn, hoặc là một người thân thiết, có ảnh hưởng nhiều đến cuộc sống của bạn. Tương tự nếu họ là sếp, hoặc một khách hàng quan trọng, thì mức độ tác động đến quyết định của bạn cũng nhiều hơn (nhưng không có nghĩa là bạn phải đúng như mong muốn của họ).
Ngược lại, nếu điều đó đến từ một người bạn không quen biết, bạn có thể từ chối lịch sự, thậm chí không trả lời nếu thấy yêu cầu của họ không đi kèm thái độ hợp lý.
2.Đặt câu hỏi về lý do thực sự
Đôi khi đằng sau một yêu cầu vô lý là một nguyên cớ có lý, hoặc có bối cảnh rộng hơn những gì bạn có thể tưởng tượng. Đặt câu hỏi về những gì thực sự đằng sau yêu cầu của đối phương có thể làm sáng tỏ về điều họ thực sự cần (thay vì điều họ nghĩ là họ cần). Đơn giản đôi khi họ không biết người thực sự làm được việc đó, nhưng vì bạn là đầu mối duy nhất họ có, nên bạn trở thành giải pháp của họ.
Hoặc ví dụ sếp đòi bạn phải thực hiện xong một bản đánh giá vào cuối tuần, hãy hỏi rõ mục đích của bản đánh giá. Có thể sau khi hiểu bối cảnh, bạn sẽ hiểu rằng bản đánh giá đó không hiệu quả bằng một tài liệu khác đã có sẵn và giúp sếp nắm thông tin.
3.Nâng cao nhận thức cho đối phương
Rất có thể một yêu cầu vô lý được đưa ra là vì đối phương không hề nhận thức được đó là một yêu cầu vô lý.Những gì họ tưởng là chỉ mất vài giờ, vài ngày, thực ra có thể mất tới hàng tháng trời và cần sự tham gia của nhiều bên liên quan. Điều này càng dễ xảy ra với các lãnh đạo cấp cao - những người không nắm rõ cách vận hành vi mô của một bộ phận, sản phẩm, dịch vụ… Và trên thực tế, ai cũng có điểm mù, và nếu điểm mù của họ nằm trong lĩnh vực của bạn, hãy cho họ biết các thông tin cần thiết.
Việc bạn khéo léo chia sẻ thông tin giúp họ nhận thức được tình hình và có thông tin nền tảng để đưa ra lựa chọn sáng suốt: ví dụ thời gian hoàn thiện, số nhân lực phải tham gia trên thực tế, các bộ phận liên quan, các bước phải thực hiện trong quy trình. Nếu bạn không biết rõ về các thông tin đó cũng như quy mô dự án, hãy nói: “Vì nó liên quan đến bộ phận A, mà tôi chưa từng làm việc với họ nên tôi sẽ phải tìm và liên hệ với nhân sự đó và báo cáo lại sếp tình hình sau”.
Hãy chia sẻ thông tin để cả bạn và đối phương đều đạt được kết quả ưng ý nhất
Đôi khi một yêu cầu là bất khả thi ở thời điểm này, nhưng sẽ sớm được thực hiện ở giai đoạn tiếp theo. Nếu vậy, hãy cho sếp, đồng đội biết tiến độ, kế hoạch thực tế để họ an tâm. Thông tin là sức mạnh, hãy đảm bảo là cả bạn và sếp đều nhận thức được tình hình để bạn tư vấn, còn sếp đưa ra quyết định sáng suốt.
4.Đặt ranh giới
Đôi khi, bạn sẽ gặp những yêu cầu đi ngược với quan điểm sống, quan điểm chuyên môn hoặc giá trị quan của bạn. Ví dụ: bạn là nhân viên văn phòng nhưng bị yêu cầu đi ăn uống, tiếp khách với những đối tác mà bạn liên quan hoặc không hề liên quan trong công việc. Những việc như vậy không hề nằm trong yêu cầu chuyên môn ban đầu khi bạn phỏng vấn tuyển dụng, cũng như không phải là điều bạn muốn làm. Tương tự là các yêu cầu phi lý có thể ảnh hưởng tới sức khỏe, tính chính trực, nhu cầu công bằng, hoặc thời gian riêng cho gia đình…
Nếu bạn chưa từng đặt ra các ranh giới trong công việc, trước hết là với chính bạn, thì bạn sẽ cảm thấy rất tức giận, nhưng hoang mang và không chắc chắn về cách phản ứng cần thiết. Vì vậy, hãy xác định rõ về giới hạn bạn có thể chấp nhận, cũng như tìm hiểu về môi trường công việc - liệu những yêu cầu như vậy có tính ‘truyền thống’ và phổ biến không? Nếu bạn đồng ý lần này, liệu tình huống này có tái diễn lần nữa không?
Bạn có thể giữ thể diện cho người yêu cầu bằng những lý do khách quan, nhưng hãy giúp họ hiểu quyết định của bạn là không thể lay chuyển. Tự bạn cũng cần tự hỏi mình: mình sẵn sàng đánh đổi đến đâu để giữ lấy các nguyên tắc của bản thân.
5.Tìm giải pháp thay thế
Giả sử bạn được sếp yêu cầu thực hiện một chuyến công tác, trong khi bạn đã có kế hoạch khác với gia đình, và bạn thực sự không nhận thấy bất kỳ lợi ích hay kết quả nào cho công việc từ chuyến công tác này. Bạn có thể tìm xem đồng nghiệp trẻ nào đang có thời gian, háo hức muốn khám phá công việc mới, hoặc muốn mở rộng mạng lưới quan hệ và đề xuất họ đi thay thế.
Giải pháp bạn đưa ra có thể giúp sếp nhận ra những việc như vậy có thực sự cần được giải quyết bởi bạn hay không. Đôi khi có những phương án thứ 2, thứ 3 tốt hơn phương án đầu tiên, và càng tuyệt hơn nếu chuyện “đúng người đúng việc” giúp tiết kiệm chi phí.
Yêu cầu vô lý nhưng không có nghĩa là khó giải quyết. Cách phản ứng chuyên nghiệp và rõ ràng về nguyên tắc sẽ giúp bạn phản hồi họ hiệu quả, có tính xây dựng và có lý hơn. Và trên hết, chính bạn cũng thấy mình giữ được quyền chủ động trong tình huống nhạy cảm này.
Ảnh: Pexels
CareerBuilder
Dù làm ở đâu, cho ai, trong đời đi làm thế nào cũng có lúc bạn nhận được yêu cầu có vẻ vô lý, đặc biệt nếu bạn là phụ nữ, thì tỉ lệ gặp phải còn cao hơn. Một yêu cầu vô lý nghĩa là đòi hỏi quá lớn so với vai trò, năng lực và điều kiện thực hiện của bạn, thậm chí có vẻ phi thực tế. Nó cũng có thể vô lý như: đưa ra vào phút cuối hoặc dựa trên giả định có tính ảo tưởng. Chúng có thể đến từ khách hàng, đồng nghiệp, sếp, bạn bè hoặc người quen, thậm chí từ những người không quen biết từ bộ phận khác.
Có những yêu cầu khiến bạn muốn tung hê tất cả
Bất kể ai là người đưa ra yêu cầu, có một vài bước để bạn đảm bảo quyền tự quyết đối với kiểu yêu cầu như thế này.
1.Đánh giá mối quan hệ
Mối quan hệ với người đưa ra yêu cầu sẽ quyết định cách bạn nên phản hồi/ đáp ứng yêu cầu của họ. Sẽ có lý nhất nếu họ đã từng hỗ trợ bạn, hoặc là một người thân thiết, có ảnh hưởng nhiều đến cuộc sống của bạn. Tương tự nếu họ là sếp, hoặc một khách hàng quan trọng, thì mức độ tác động đến quyết định của bạn cũng nhiều hơn (nhưng không có nghĩa là bạn phải đúng như mong muốn của họ).
Ngược lại, nếu điều đó đến từ một người bạn không quen biết, bạn có thể từ chối lịch sự, thậm chí không trả lời nếu thấy yêu cầu của họ không đi kèm thái độ hợp lý.
2.Đặt câu hỏi về lý do thực sự
Đôi khi đằng sau một yêu cầu vô lý là một nguyên cớ có lý, hoặc có bối cảnh rộng hơn những gì bạn có thể tưởng tượng. Đặt câu hỏi về những gì thực sự đằng sau yêu cầu của đối phương có thể làm sáng tỏ về điều họ thực sự cần (thay vì điều họ nghĩ là họ cần). Đơn giản đôi khi họ không biết người thực sự làm được việc đó, nhưng vì bạn là đầu mối duy nhất họ có, nên bạn trở thành giải pháp của họ.
Hoặc ví dụ sếp đòi bạn phải thực hiện xong một bản đánh giá vào cuối tuần, hãy hỏi rõ mục đích của bản đánh giá. Có thể sau khi hiểu bối cảnh, bạn sẽ hiểu rằng bản đánh giá đó không hiệu quả bằng một tài liệu khác đã có sẵn và giúp sếp nắm thông tin.
3.Nâng cao nhận thức cho đối phương
Rất có thể một yêu cầu vô lý được đưa ra là vì đối phương không hề nhận thức được đó là một yêu cầu vô lý.Những gì họ tưởng là chỉ mất vài giờ, vài ngày, thực ra có thể mất tới hàng tháng trời và cần sự tham gia của nhiều bên liên quan. Điều này càng dễ xảy ra với các lãnh đạo cấp cao - những người không nắm rõ cách vận hành vi mô của một bộ phận, sản phẩm, dịch vụ… Và trên thực tế, ai cũng có điểm mù, và nếu điểm mù của họ nằm trong lĩnh vực của bạn, hãy cho họ biết các thông tin cần thiết.
Việc bạn khéo léo chia sẻ thông tin giúp họ nhận thức được tình hình và có thông tin nền tảng để đưa ra lựa chọn sáng suốt: ví dụ thời gian hoàn thiện, số nhân lực phải tham gia trên thực tế, các bộ phận liên quan, các bước phải thực hiện trong quy trình. Nếu bạn không biết rõ về các thông tin đó cũng như quy mô dự án, hãy nói: “Vì nó liên quan đến bộ phận A, mà tôi chưa từng làm việc với họ nên tôi sẽ phải tìm và liên hệ với nhân sự đó và báo cáo lại sếp tình hình sau”.
Hãy chia sẻ thông tin để cả bạn và đối phương đều đạt được kết quả ưng ý nhất
Đôi khi một yêu cầu là bất khả thi ở thời điểm này, nhưng sẽ sớm được thực hiện ở giai đoạn tiếp theo. Nếu vậy, hãy cho sếp, đồng đội biết tiến độ, kế hoạch thực tế để họ an tâm. Thông tin là sức mạnh, hãy đảm bảo là cả bạn và sếp đều nhận thức được tình hình để bạn tư vấn, còn sếp đưa ra quyết định sáng suốt.
4.Đặt ranh giới
Đôi khi, bạn sẽ gặp những yêu cầu đi ngược với quan điểm sống, quan điểm chuyên môn hoặc giá trị quan của bạn. Ví dụ: bạn là nhân viên văn phòng nhưng bị yêu cầu đi ăn uống, tiếp khách với những đối tác mà bạn liên quan hoặc không hề liên quan trong công việc. Những việc như vậy không hề nằm trong yêu cầu chuyên môn ban đầu khi bạn phỏng vấn tuyển dụng, cũng như không phải là điều bạn muốn làm. Tương tự là các yêu cầu phi lý có thể ảnh hưởng tới sức khỏe, tính chính trực, nhu cầu công bằng, hoặc thời gian riêng cho gia đình…
Nếu bạn chưa từng đặt ra các ranh giới trong công việc, trước hết là với chính bạn, thì bạn sẽ cảm thấy rất tức giận, nhưng hoang mang và không chắc chắn về cách phản ứng cần thiết. Vì vậy, hãy xác định rõ về giới hạn bạn có thể chấp nhận, cũng như tìm hiểu về môi trường công việc - liệu những yêu cầu như vậy có tính ‘truyền thống’ và phổ biến không? Nếu bạn đồng ý lần này, liệu tình huống này có tái diễn lần nữa không?
Bạn có thể giữ thể diện cho người yêu cầu bằng những lý do khách quan, nhưng hãy giúp họ hiểu quyết định của bạn là không thể lay chuyển. Tự bạn cũng cần tự hỏi mình: mình sẵn sàng đánh đổi đến đâu để giữ lấy các nguyên tắc của bản thân.
5.Tìm giải pháp thay thế
Giả sử bạn được sếp yêu cầu thực hiện một chuyến công tác, trong khi bạn đã có kế hoạch khác với gia đình, và bạn thực sự không nhận thấy bất kỳ lợi ích hay kết quả nào cho công việc từ chuyến công tác này. Bạn có thể tìm xem đồng nghiệp trẻ nào đang có thời gian, háo hức muốn khám phá công việc mới, hoặc muốn mở rộng mạng lưới quan hệ và đề xuất họ đi thay thế.
Giải pháp bạn đưa ra có thể giúp sếp nhận ra những việc như vậy có thực sự cần được giải quyết bởi bạn hay không. Đôi khi có những phương án thứ 2, thứ 3 tốt hơn phương án đầu tiên, và càng tuyệt hơn nếu chuyện “đúng người đúng việc” giúp tiết kiệm chi phí.
Yêu cầu vô lý nhưng không có nghĩa là khó giải quyết. Cách phản ứng chuyên nghiệp và rõ ràng về nguyên tắc sẽ giúp bạn phản hồi họ hiệu quả, có tính xây dựng và có lý hơn. Và trên hết, chính bạn cũng thấy mình giữ được quyền chủ động trong tình huống nhạy cảm này.
Ảnh: Pexels
CareerBuilder