Ngành quản trị văn phòng là gì?
Quản trị văn phòng là một ngành liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một tổ chức luôn đạt năng suất và hiệu quả.
Một người quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát và theo dõi hệ thống, thường tập trung vào các mục tiêu cụ thể như là khoảng thời gian được cải thiện, doanh thu, sản lượng, bán hàng.
Cơ bản nhất là khối kiến thức về khoa học quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng. Các mô hình tổ chức hoạt động của văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chứ xã hội.
Tiếp đó là khối kiến thức chuyên sâu hơn về quản trị văn phòng: như nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phòng, các công việc về nhân sự, quản lý hệ thống thông tin.....Và các môn học về kỹ năng hành chính như soản thảo và ban hành văn bản, quản lý lưu trữ và khai thác hồ sơ.
Học ngành quản trị văn phòng ra trường làm gì?
Sinh viên học ngành Quản trị văn phòng khi tốt nghiệp được cấp bằng Cử nhân Quản trị văn phòng và có thể làm việc như:
Thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý.
Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng của cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế – chính trị – xã hội, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.
Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo.
Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo đại học, cử nhân Quản trị văn phòng có thể tiếp tục học tập, nghiên cứu ở bậc học cao học và nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực Quản trị văn phòng, Văn thư – lưu trữ.
Nghiệp vụ Thư ký văn phòng
Sắp xếp các lịch làm việc, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, ghi chép và tổng hợp các nội dung trong cuộc họp cho giám đốc.
Chuẩn bị các tài liệu và thu thập những thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Truyền đạt lại những thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp đến Ban Giám Đốc.
Thực hiện những công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Giám đốc như: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, liên hệ với đối tác...
Gửi hoa và quà vào các dịp lễ, kỷ niệm trong các quan hệ đối nội và đối ngoại của giám đốc.
Phiên dịch các tài liệu của giám đốc khi có yêu cầu.
Những công việc khác theo sự chỉ định của giám đốc.
Yêu cầu với nghiệp vụ Thư ký giám đốc
Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành ngôn ngữ Anh, thư ký văn phòng, văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng,…
Thuần thục các kỹ năng tin học văn phòng tốt.
Có các kỹ năng quản lý hồ sơ, dữ liệu, kỹ năng lên kế hoạch năng động, nhạy bén.
Thư ký giám đốc phải có tác phong chuyên nghiệp, tự tin, nhanh nhẹn.
Những năng lực cần có để trở thành Thư ký giám đốc giỏi
Ngoài những kỹ năng về chuyên môn liên quan đến công việc thì để một thư ký giám đốc chuyên nghiệp còn phải trang bị các kỹ năng mềm khác như xử lý tốt các vấn đề trong công việc, trong giao tiếp hàng ngày với các phòng ban, bộ phận. Bên cạnh đó thư ký giám đốc còn phải có sự mềm dẻo và khéo léo với các nhân viên xung quanh và đặc biệt tránh gây xung đột, cãi vã với các nhân viên khác tại nơi công sở.
Trong một số trường hợp thư ký giám đốc được coi là người tham mưu cho giám đốc. Nghiệp vụ Thư ký giám đốc đòi hỏi bạn có thể đề xuất các giải pháp cho giám đốc, giúp giám đốc giải quyết các vấn đề trong công việc. Chính vì thế, thư ký giám đốc phải có chính kiến riêng của mình và không được thể hiện mình là người ba phải.
Quản trị văn phòng là một ngành liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một tổ chức luôn đạt năng suất và hiệu quả.
Một người quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát và theo dõi hệ thống, thường tập trung vào các mục tiêu cụ thể như là khoảng thời gian được cải thiện, doanh thu, sản lượng, bán hàng.
Cơ bản nhất là khối kiến thức về khoa học quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng. Các mô hình tổ chức hoạt động của văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chứ xã hội.
Tiếp đó là khối kiến thức chuyên sâu hơn về quản trị văn phòng: như nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phòng, các công việc về nhân sự, quản lý hệ thống thông tin.....Và các môn học về kỹ năng hành chính như soản thảo và ban hành văn bản, quản lý lưu trữ và khai thác hồ sơ.
Học ngành quản trị văn phòng ra trường làm gì?
Sinh viên học ngành Quản trị văn phòng khi tốt nghiệp được cấp bằng Cử nhân Quản trị văn phòng và có thể làm việc như:
Thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý.
Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng của cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế – chính trị – xã hội, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.
Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo.
Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo đại học, cử nhân Quản trị văn phòng có thể tiếp tục học tập, nghiên cứu ở bậc học cao học và nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực Quản trị văn phòng, Văn thư – lưu trữ.
Nghiệp vụ Thư ký văn phòng
Sắp xếp các lịch làm việc, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, ghi chép và tổng hợp các nội dung trong cuộc họp cho giám đốc.
Chuẩn bị các tài liệu và thu thập những thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Truyền đạt lại những thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp đến Ban Giám Đốc.
Thực hiện những công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Giám đốc như: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, liên hệ với đối tác...
Gửi hoa và quà vào các dịp lễ, kỷ niệm trong các quan hệ đối nội và đối ngoại của giám đốc.
Phiên dịch các tài liệu của giám đốc khi có yêu cầu.
Những công việc khác theo sự chỉ định của giám đốc.
Yêu cầu với nghiệp vụ Thư ký giám đốc
Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành ngôn ngữ Anh, thư ký văn phòng, văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng,…
Thuần thục các kỹ năng tin học văn phòng tốt.
Có các kỹ năng quản lý hồ sơ, dữ liệu, kỹ năng lên kế hoạch năng động, nhạy bén.
Thư ký giám đốc phải có tác phong chuyên nghiệp, tự tin, nhanh nhẹn.
Những năng lực cần có để trở thành Thư ký giám đốc giỏi
Ngoài những kỹ năng về chuyên môn liên quan đến công việc thì để một thư ký giám đốc chuyên nghiệp còn phải trang bị các kỹ năng mềm khác như xử lý tốt các vấn đề trong công việc, trong giao tiếp hàng ngày với các phòng ban, bộ phận. Bên cạnh đó thư ký giám đốc còn phải có sự mềm dẻo và khéo léo với các nhân viên xung quanh và đặc biệt tránh gây xung đột, cãi vã với các nhân viên khác tại nơi công sở.
Trong một số trường hợp thư ký giám đốc được coi là người tham mưu cho giám đốc. Nghiệp vụ Thư ký giám đốc đòi hỏi bạn có thể đề xuất các giải pháp cho giám đốc, giúp giám đốc giải quyết các vấn đề trong công việc. Chính vì thế, thư ký giám đốc phải có chính kiến riêng của mình và không được thể hiện mình là người ba phải.