Thiệp mời hội nghị là phương thức truyền thông chủ yếu của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi sự kiện sẽ phù hợp với mẫu thiệp thiết kế riêng và bám sát được tinh thần của sự kiện đó. Trong bài viết dưới đây, LuxEvent sẽ tư vấn cho bạn những thông tin cần có của một thiệp mời hội nghị ấn tượng nhất cùng mẫu thiệp để bạn tham khảo cho sự kiện của mình.Thiệp mời hội nghị là gì?
Thiệp mời hội nghị khách hàng được hiểu là một dạng ấn phẩm được các công ty, doanh nghiệp lựa chọn nhằm mời một đối tượng liên quan đến tham gia chương trình. Trong thiệp sẽ bao gồm những thông tin cơ bản của hội nghị như chủ đề, địa điểm, thời gian, timeline… để khách hàng có thể nắm bắt được. Thiệp mời thể hiện sự tôn trọng của ban tổ chức với hình thức đưa tận tay hoặc gửi online tới người được nhận.Lưu ý: Thiệp mời khách hàng nên gửi trước thời gian diễn ra sự kiện ít nhất 1 tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc để tới tham dự và ban tổ chức cũng sẽ kịp thời thay đổi các hạng mục nếu phát sinh rủi ro.
Nội dung chính trong thiệp mời hội nghị
1. Tên khách hàng
Đây chính là đối tượng được gửi thiệp mời hay đối tượng tham gia sự kiện. Không chỉ riêng trong thiệp hội nghị mà cả trong các thiệp mời khác, tên của khách hàng là nội dung đầu tiên và cũng vô cùng quan trọng không thể thiếu được.Việc ghi tên khách hàng nhằm xác định chính xác người tham gia là ai, cho họ thấy được sự tôn trọng mà doanh nghiệp dành cho họ. Ngoài ra, ban tổ chức cũng sẽ kiểm soát nhanh chóng và cụ thể theo từng tệp khách hàng riêng. Tên khách hàng cần được ghi hoặc in đầy đủ với những từ xưng hô lịch sự như anh, chị,… hoặc Ms, Mr…
2. Tên công ty và chương trình
Nhờ có tên công ty mà khách hàng mới biết được đơn vị tổ chức là ai, của doanh nghiệp nào. Thông thường tên sẽ đi kèm với logo của công ty cùng tên chương trình hội nghị được đặt ở giữa thiệp mời. Đây là hai hạng mục quan trọng mà tất cả khách hàng đều quan tâm, vì vậy cần đảm bảo thông tin đầy đủ, rõ ràng và chính xác. Đồng thời tên chương trình phải độc đáo và thể hiện chủ đề chính của hội thảo để thu hút được sự chú ý của khách hàng.3. Địa điểm, thời gian
Địa điểm tổ chức cần ghi đầy đủ thông tin, ngoài tên của khách sạn, trung tâm hội nghị cần bổ sung thêm về huyện, quận, thành phố để tránh nhầm lẫn với các địa chỉ trùng tên khác. Cần lựa chọn địa điểm tổ chức thuận lợi, giao thông đi lại dễ dàng, dễ tìm kiếm cho nguoiwf tham gia. Đồng thời về mặt thời gian cũng cần đảm bảo tránh những ngày lễ đông đúc.4. Nội dung khác
Bên cạnh đó, trong thiệp mời còn bao gồm các nội dung cần thiết khác như:- Mục đích tham dự
- Các hoạt động chính trong hội nghị: tham gia gameshow, thảo luận, chụp ảnh,… với timeline rõ ràng theo từng mục thời gian đã được lên từ trước nhằm đảm bảo hội nghị diễn ra theo đúng quy trình.
- Lời cảm ơn: thường sẽ có một lời cảm ơn chân thành từ công ty đến khách hàng ở cuối khi họ đã dành thời gian để đọc thiệp và đến tham gia sự kiện.
- Thông tin về công ty, doanh nghiệp
- Bản đồ hướng dẫn tới hội nghị
- Lưu ý về trang phục
- Thông tin liên hệ như số điện thoại, email,…
Yêu cầu về thiết kế thiệp mời
1. Concept
Tùy theo mục đích và thông điệp mà hội nghị hướng tới sẽ lựa chọn được concept thống nhất mang đặc trưng riêng của sự kiện đó. Đây chính là phong cách thiết kế riêng giúp thu hút khách hàng và gây ấn tượng từ lần đầu tiên nhìn thấy.Thiết kế cần đơn giản, tinh tế và dễ nhận diện. Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý những hạng mục thiết kế khác như:
- Tên chủ đề cần được viết hoa, in đậm hoặc được dung font chữ riêng sao cho nổi bật
- Màu sắc chủ đạo không quá lòe loẹt và nhiều màu, nên chọn màu làm nổi bật được logo của doanh nghiệp
- Các họa tiết, hình ảnh trang trí cần đẹp mắt và rõ ràng
- Sử dụng font chữ dễ nhìn và dễ đọc
2. Kích thước
Kích thước sẽ phụ thuộc nhiều vào sở thích cũng như yêu cầu của ban tổ chức sự kiện. Tuy nhiên để thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin và đảm bảo tính thẩm mỹ, thiệp mời sẽ có kích thước vừa phải. Một số mẫu kích thước phổ biến hiện nay như 9,5cmx22cm, 10cmx28cm, 12cmx17cm, 15cmx15cm…3. Chất liệu
Với một thiệp mời được in ấn với chất liệu mịn, bám mực tốt không chỉ cho thấy được sự trang trọng, tinh tế mà còn thể hiện hình ảnh của doanh nghiệp đó. Dựa vào kinh phí và sở thích mà công ty sẽ lựa chọn chất liệu in phù hợp với sự kiện. Có 5 chất liệu in thiệp được khách hàng ưa chuộng và phổ biến hiện nay như:- Giấy Bristol: Định lượng 230-350g/m2, độ bóng mịn cao và độ bám mực tốt là điều khiến loại giấy này đạt hiệu quả in ấn cao.
- Giấy Couche: Định lượng 80-450g/m2, loại giấy này có khả năng in bắt sáng, dễ tạo hiẹu ứng và có độ cứng cao vô cùng thích hợp với nhiều loại công nghệ in ấn.
- Giấy Crystal: Giấy này có đặc điểm một mặt láng bóng giống phủ keo còn mặt kia nhám tạo cảm giác sang trọng khi cầm. Ngoài ra, còn có vân, gân họa tiết in nổi và có mùi thơm khá thu hút.
- Giấy mỹ thuật cao cấp: được sử dụng trong các sự kiện quan trọng, loại giấy này đa dạng màu sắc và thiết kế in.
- Giấy Ford: Định lượng 70-90g/m2, loại giấy này chủ yếu được dùng trong văn phòng và phù hợp với các sự kiện quy mô vừa và nhỏ, gần gũi.
Mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng
CÔNG TY [TÊN + LOGO]
THƯ MỜI
- Trân trọng kính mời quý Ông/Bà: …………. đến tham dự …...
- Thời gian: ngày/tháng/năm
- Địa điểm: ….
- Khung chương trình: Giờ: …. Giờ: ….
Nội dung chương trình:
· 17h: Đón tiếp
· 18h: Giới thiệu quá trình hoạt động của công ty
· 18h30: Chương trình âm nhạc
· 19h: Tiệc teabreak
· 20h: Thảo luận
· 21h30: Kết thúc chương trình, tặng quà lưu niệm
Sự hiện diện của quý ông/bà: … là niềm vinh hạnh lớn lao cho công ty của chúng tôi. Rất hân hạnh được đón tiếp! Trân trọng kính mời!
Thông tin bổ sung: (nếu có)
- Bản đồ chỉ dẫn đường đi
- Sơ đồ chỗ ngồi
- Quy định trang phục
- Quy định vào cửa
* Mọi thông tin chi tiết, mong quý Ông/bà vui lòng liên hệ đến chúng tôi qua hotline hoăc email… để được hỗ trợ.
Ký tên
Đại diện Lãnh đạo ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu.
LuxEvent – Đơn vị tổ chức hội nghị uy tín tại Hà Nội
Trên đây là toàn bộ những thông tin hữu ích để tạo nên một mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng đầy đủ và ấn tượng. Nếu bạn đang tìm một đơn vị hỗ trợ bạn lên kế hoạch và thực hiện một buổi hội nghị chuyên nghiệp và trọn vẹn, hãy liên hệ ngay với Lux Event. Chúng tôi tự hào là đơn vị tổ chức hội nghị kinh nghiệm và cam kết sẽ đem lại nhiều trải nghiệm độc đáo cho khách hàng của mình. Hàng nghìn sự kiện được tổ chức thành công trong thời gian qua chính nhờ vào đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, nhiệt huyết và năng động của chúng tôi. Bên cạnh đó LuxEvent còn cung cấp các thiết bị sự kiện và dịch vụ media, âm thanh, ánh sáng vô cùng chuyên nghiệp và hiện đại. Cùng với đó là chi phí tối ưu, hỗ trợ khách hàng 24/7 chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng về dịch vụ của chúng tôi.>>Nguồn: https://luxevent.net/thiep-moi-hoi-nghi-khach-hang/