3 bước của quy trình số hóa tài liệu bao gồm chuyển đổi tài liệu giấy sang kỹ thuật số, thu thập thông tin và lưu trữ tệp kỹ thuật số trong kho lưu trữ trung tâm hoặc trên đám mây. Các bước này phải được thực hiện theo trình tự và có thể được thực hiện ở chế độ đơn lẻ hoặc hàng loạt.
Các lỗi số hóa tài liệu hàng đầu mà doanh nghiệp/đơn vị thường gặp phải là:
1. Sự chuẩn bị của nhân viên không đầy đủ
Sự thành công của việc số hóa hồ sơ phụ thuộc rất nhiều vào việc nhân viên được đào tạo tốt như thế nào để cộng tác với công nghệ mới được giới thiệu.
Trước khi bắt tay vào con đường chuyển đổi kỹ thuật số, bạn phải đảm bảo rằng nhân viên của mình được đào tạo bài bản và chuẩn bị sẵn sàng để xử lý nó.
2. Hoạt động số hoá tài liệu diễn ra quá nhanh
Quá trình số hóa giống như một cuộc chạy marathon hơn là chạy nước rút. Để hạn chế khả năng thất bại, điều quan trọng là dành đủ thời gian cho từng giai đoạn và tổ chức chính xác các hoạt động của bạn.
Hãy bắt đầu bằng cách triển khai chương trình số hóa hồ sơ tại một trong các phòng ban nhỏ hơn. Điều này sẽ cho phép bạn phân tích đầu ra và phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu phù hợp.
3. Không đạt được sự ủng hộ của nhân viên
Rõ ràng, cần có sự hỗ trợ của cấp cao nhất trước khi bắt tay vào con đường số hóa.
Lỗi xảy ra khi cả quy trình mua vào triển khai chỉ thực hiện giao dịch với cấp quản lý mà không có sự tham gia của các thành phần còn lại của công ty.
4. Số Hóa Chỉ Yêu Cầu Công Nghệ
Việc áp dụng công nghệ chỉ đơn giản là một khía cạnh của số hóa tài liệu. Để có hiệu quả, cần phải có con người, quy trình và công nghệ.
Việc sử dụng công nghệ chỉ đơn giản là một phần của vấn đề. Nó đòi hỏi bạn phải thay đổi tư duy về cách bạn xử lý, lưu trữ, bảo vệ và cung cấp hồ sơ cho các đồng nghiệp khác.