Những khó khăn thường gặp của trung tâm đào tạo
khi triển khai giải pháp ERP
Dữ liệu bị phân tán không tập trung
Việc quản lý dữ liệu không tập trung thì với khối lượng dữ liệu khách hàng lớn đến từ nhiều chi nhánh sẽ phát sinh các trường hợp bị trùng dữ liệu hay thâm chí là thất thoát, đánh mất dữ liệu.
Khó trong việc quản lý Marketing
Không có công cụ trợ giúp cũng như thống kê hiệu quả của các chiến dịch marketing. Không biết được chính xác chi phí bỏ ra và học viên hu hút được tử một chiến dịch.
Khó khăn trong quản lý giảng viên
Không có công cụ giúp quản lý hợp đồng giảnh dạy, quản lý xếp lịch giảng dạy theo từng khoá học, hay khó khăn hơn là tính ngày công và lương cho các giảng viên.
Khó khăn trong xếp lớp - xếp lịch
Đây được xem là một trong những khó khăn gây đau đầu nhất cho người quản lý. Xếp lịch thủ công chiếm dụng rất nhiều thời gian và công sức mà khi đó ra có thể làm những việc khác quan trọng hơn.
Khó khăn trong chăm sóc khách hàng
Các công cụ chăm sóc khách hàng còn lạc hậu, không nắm bắt và ghi nhận được nhu cầu cũng như phản hồi của học viên. Từ có không có định hướng cải thiện chất lượng, nâng cao sự hài lóng khách hàng
Khó khăn tính doanh thu - chi phí
Một học viên có thể học được nhiều khóa học khác nhau, chính vì thế việc quản lý học phí phải thực sự chi tiết và chính xác. Mặt khác việc thống kê doanh thu, chi phí cũng mất nhiều thời gian khi thực hiện tính toán bằng excel.Quy trình tổng thể của giải pháp ERP
Trước đóKế tiếp
Chi tiết quy trình giải pháp ERP
1.Marketing
Tìm kiếm khách hàng: nhân viên tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng qua các kênh: Website, Google, quảng cáo, cuộc gọi, ...Tiếp thị và tư vấn dịch vụ: các khách hàng tiềm sẽ được chăm sóc qua các kênh: Email, meeting, gọi điện, ...
2. Tiếp cận học viên
Tiếp thị và tư vấn các lớp học: các khách hàng tiềm năng sẽ được chăm sóc bằng email, gặp trực tiếp và gọi điện. Sau khi giới thiệu lớp học cho khách hàng có thể cho khách hàng trải nghiệm sẽ tiến hành chào giá dịch vụ đến khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý sẽ đến bước đăng ký lớp học.
3. Tổ chức và đăng ký lớp học
Bộ phận phụ trách tổ chức lớp học sẽ tổ chức lớp học: địa điểm, giáo viên, giáo trình, tea break...Học viên tiến hành đăng ký lớp học: thông tin lớp học, thời gian học, học phí đóng, sau khi đóng tiền thì học viên được phát tài liệu học tập.
4.Check in tại lớp học
Tại lớp học tiến hành thủ tục điểm danh, quản lý lớp học, quản ly thi chứng chỉ...Liên hệ chúng tôi
5.Chăm sóc học viện
Trong quá trình học và sau lớp học học viên được chăm sóc bằng bài đánh giá giao viên, cơ sở vật chất, chất lượng phục vụ lớp học. sau khóa học sẽ có gởi thông tin lớp học mới, các chương trình chăm sóc học viên cũ.6.Công cụ báo cáo
Hệ thống hổ trợ báo cáo về học viên, doanh thu, chi phí theo khóa học, đồng thời bao cáo phân tích môn học, vị trí trung tâm, giáo viên.... một cách trực quan , nhanh chóng, tức thì để nhà quản lý có quyết định nhanh chóng.Tính năng cần có của giải pháp ERP
Quản lý tiếp thị tự động
- Quản lý kế hoạch, chiến dịch marketing
- Quản lý kênh marketing, kế hoạch chi tiết cho từng kênh
- Quản lý quá trình markieting: thiết kế, chạy chương trình...
- Quản lý công việc marketing của nhân viên.
- Đánh giá hiệu quả thực tế, so sách với kế hoạch.
Quản lý hoạt động kinh doanh
- Thiết lập quy trình kinh doanh và chính sách khuyến mại, chiếc khấu lớp học.
- Quản lý quá trình kinh doanh: báo giá, đặt chổ
- Quản lý tài liệu đi kèm trong quá trình làm việc với khách hàng
- Ghi nhận nhưng nhu cầu khách hàng.
Quản lý giáo vụ
- Quản lý khóa học , học phí từng khóa
- Quản lý thông tin lớp học: thời gian học, địa điểm, số học viên
- Quản lý giáo viên: thông tin hợp đồng,xếp lớp, lịch sữ giảng dạy
- Quản lý kết quả học tập, kỳ thi, điểm danh học viên
Quản lý công nợ phải thu, phải trả
- Thiết lập hạn mức công nợ, thời gian thanh toán cho từng nhóm khách hàng/ nhà CC
- Quản lý tiền mặt, sổ quỹ, tiền ở ngân hàng.
- Quản lý trả tiền nhà cung cấp, tạm ứng.
- Quản lý Thu tiền khách hàng, báo cáo về công nợ khách hàng, phân tích nợ quá hạn.
- Quản lý Tài sản cố định, khấu hao
- Quản lý ngân sách
- Quản lý kế toán tổng hợp
- Hệ thống báo cáo quản trị.
Quản lý nhân sự tiền lương
- Quản lý thông tin, lý lịch nhân viên, hợp đồng lao động
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý đào tạo
- Quản lý chấm công, nghĩ phép
- Quản lý tình lương
- Đánh giá nhân viên
Quản lý quá trình chăm sóc khách hàng
- Thiết lập quy trình chăm sóc khách hàng tự động: gởi emai, SMS vào ngày sinh nhật, nhắc nhở lịch liệu trình đến khách hàng.
- Quản lý phản hồi của khách hàng và theo dõi xử lý vụ việc
- Quản lý đánh giá của khách hàng về giao viên, tổ chức lớp học.
- Quản lý tài liệu đi kèm khi chăm sóc học viên.
- Quản lý hiệu quả hoạt động nhân viên.